Главная

Статьи

Топ-7 систем бронирования помещений в офисе 2025 года

Автор

Максим Вишевский

Время чтения

10 мин

Дата

14 Марта 2025

Содержание

Управлять офисным пространством — та ещё задача. В одни дни половина столов пустует, в другие — поиск свободного места превращается в квест. И если вы до сих пор используете таблицы или систему «кто первый сел, того и место», будьте готовы к хаосу.

Проблему решают сервисы бронирования офисных помещений — умные решения, которые позволяют сотрудникам заранее бронировать столы, переговорные и другие офисные помещения. Эти инструменты помогают компаниям эффективнее использовать пространство, снижать затраты на аренду и, наконец, сделать гибридный формат работы действительно удобным.

Но как выбрать лучший сервис? Мы подсуетились и собрали топ-7 лучших инструментов для бронирования рабочих мест в 2025 году.

Система

Функционал

Кому подходит

Стоимость

HRsync

Мгновенное бронирование, интерактивная карта офиса, аналитика, интеграции с Google Workspace и др.

Средние и крупные компании, ищущие интуитивное и аналитическое решение

Рассчитывается индивидуально

HotDesk

Интерактивная карта, аналитика, служба инцидентов, интеграции с календарями и мессенджерами

Компании, ищущие российское решение для гибридного офиса

195 ₽/мес за пользователя

UnSpot

Аналитика, интеграция с корпоративными системами, гибкие настройки

Крупные компании, нуждающиеся в гибком и масштабируемом решении

От 300 ₽/мес за пользователя или от 600 ₽/мес за стол/локер

Карта Офиса

Интерактивная карта, бронирование рабочих мест и инвентаря, аналитика

Организации, где важна визуализация офисного пространства

От 300,000 до 600,000 рублей (в зависимости от размера бизнеса)

Booco

Бронирование с интеграцией с датчиками присутствия, управление статусами, интеграция с оборудованием

Компании, требующие гибкости и настройки под специфические задачи

Рассчитывается индивидуально

Indaspace

Социализация сотрудников, бронирование рабочих мест, аналитика, поиск коллег по интересам

Компании, которые хотят усилить взаимодействие сотрудников в гибридном формате

От 25,000 ₽/мес за SaaS; стоимость on-premise рассчитывается индивидуально

Simple Office

Бронирование рабочих мест и переговорных комнат, интеграции с корпоративными системами

Компании любого размера, стремящиеся оптимизировать использование офисного пространства

2,300 ₽ за точку бронирования в год (SaaS-версия), дополнительные функции оплачиваются отдельно

Система бронирования рабочих мест: что это и зачем оно вам нужно?

Раньше с офисами все было просто: у каждого было свое рабочее место, привычный распорядок дня, и единственная проблема — насколько удобен стул. Но времена изменились. Гибридный формат работы стал нормой, а аренда офисов стоит как крыло самолета. Держать закрепленные столы для всех сотрудников теперь попросту невыгодно.

Так появились системы бронирования переговорных комнат и рабочих мест — платформы, где офисные ресурсы бронируются, как номера в отеле. Нужно поработать в офисе? Забронировал стол и вперед. Такой подход помогает эффективнее использовать пространство, экономить на аренде и давать сотрудникам гибкость, которая давно стала must-have.

Почему это стоит вашего внимания?

Если у вас средняя или крупная компания, вы наверняка уже столкнулись с вызовами гибридного формата. Пустые офисы в одни дни, нехватка мест в другие, сотрудники блуждают в поисках свободного стола… звучит знакомо?

Система бронирования офисных ресурсов решает эти проблемы раз и навсегда.

Эффективное использование пространства

Больше никаких пустующих офисов по пятницам и нехватки мест по понедельникам.

Детальная аналитика и умное планирование

Следите за загрузкой офисов и принимайте решения на основе данных.

Гибкость для сотрудников

Каждый сотрудник сам решает, где и когда работать.

Экономия на аренде

Меньше пустующих столов = меньшие расходы на офис.

А теперь — к практике. Давайте разберем, какие сервисы для бронирования рабочих мест в 2025 году лучшие на рынке.

Лучшие сервисы для бронирования помещений в офисе

1. Один из лучших сервисов бронирования рабочих мест — от HRsync

Система бронирования переговорных комнат и рабочих мест от HRsync — это удобная и мощная платформа для компаний, которые хотят эффективно управлять гибридным офисом. Система предлагает интуитивно понятный интерфейс и расширенный функционал, позволяя сотрудникам бронировать столы, переговорные и общие пространства в пару кликов.

Кроме того, HRsync предоставляет актуальные данные о доступности рабочих мест и продвинутую аналитику, что помогает компаниям оптимизировать офисное пространство и сокращать ненужные расходы.

Ключевые возможности

Мгновенное бронирование

Резервируйте столы и переговорные комнаты за секунды.

Интерактивная карта офиса

Визуально выбирайте доступные рабочие места.

Умное управление

Автоматический перевод на вируальные места на основе данных об использовании.

Интеграции

Синхронизация с Google Workspace и другими инструментами.

Аналитика рабочего пространства

Анализ загруженности офисов и предпочтений сотрудников.

Плюсы

Простота использования: сотрудники легко находят и бронируют рабочие места.
Гибкие настройки: настройка правил использования пространства под нужды компании.

Минусы

Первоначальная настройка: потребуется время на интеграцию и адаптацию политики.

Стоимость: гибкая, зависит от размера компании и набора функций.

Лучший выбор для: средних и крупных компаний, которым нужен интуитивный, аналитический и интегрируемый инструмент для управления рабочими пространствами.

Идеальная система бронирования рабочих мест для вашего офиса

Хватит довольствоваться шаблонными решениями! Мы создадим систему под ваши задачи.

Связаться с нами

2. HotDesk

HotDesk — платформа для бронирования рабочих мест и переговорных комнат, предназначенная для оптимизации использования офисного пространства и поддержки гибридного формата работы. Главное преимущество — доступность и простота использования.

Ключевые возможности

Интерактивная карта офиса

Визуальное отображение доступных рабочих мест и помещений.

Аналитика

Предоставляет данные для оптимизации офисного пространства.

Служба инцедентов

Позволяет сотрудникам оставлять заявки на бытовое обслуживание.

Плюсы

Интуитивно понятный интерфейс: простота использования для сотрудников.
Наличие интеграций: с календарями, мессенджерами, почтой и другими системами.

Минусы

Отсутствие расширенной аналитики: в отличие от некоторых конкурентов, аналитика использования пространства менее детализирована.

Стоимость: 195 ₽/мес за пользователя.

Лучший выбор для: компаний, ищущих российское решение для управления офисным пространством в гибридном формате.

3. UnSpot

UnSpot — система управления офисным пространством, которая входит в реестр российского ПО. Она также направленная на повышение эффективности использования рабочих мест и переговорных комнат.

Ключевые возможности

Аналитика использования пространства

Сбор данных для оптимизации офисного пространства.

Интеграция с корпоративными системами

Поддержка синхронизации с существующими инструментами.

Плюсы

Гибкие настройки: адаптация под потребности компании.
Полная поддержка гибридного формата работы: соответствие современным требованиям.

Минусы

Ограниченный функционал в базовом тарифе: некоторые модули доступны только при переходе на более дорогой тарифный план.

Стоимость: от 300₽ / месяц за пользователя или 600₽ / месяц за стол/паркинг/локер и 2300₽ / месяц за переговорную.

Лучший выбор для: крупных компаний, которым требуется гибкое и масштабируемое решение.

4. Карта Офиса

Карта Офиса делает акцент на визуализации рабочего пространства. Интерактивная карта помогает сотрудникам быстро находить свободные места, а аналитика — оптимизировать загрузку офисов.

Ключевые возможности

Интерактивная карта офиса

Визуализация расположения рабочих мест и помещений.

Бронирование рабочих мест и инвентаря

Удобное резервирование ресурсов.

Аналитика использования пространства

Сбор данных для оптимизации офисного пространства.

Плюсы

Простота использования: интуитивно понятный интерфейс.
Адаптация под гибридный формат работы: управление офисом с учетом переменного графика присутствия сотрудников.

Минусы

Ограниченная гибкость: в настройке и интеграции с другими платформами.

Стоимость: от 300,000 до 600,000 рублей в зависимости от размера бизнеса.

Лучший выбор для: организаций, где важно удобство навигации по офису.

5. Booco

Booco — система бронирования, предназначенная для управления переговорными комнатами, рабочими местами и парковками в офисах. Система отличается интеграцией с датчиками присутствия, что позволяет автоматически обновлять статусы бронирования.

Ключевые возможности

Бронирование переговорных комнат и рабочих мест

Удобное резервирование с различными сценариями.

Управление статусами бронирования

Гибкие настройки и автоматизация процессов.

Интеграция с датчиками присутствия

Автоматическое обновление статусов помещений.

Плюсы

Кастомизируемый интерфейс: настройка под специфические задачи компании.
Управление оборудованием: контроль AV-оборудования и других ресурсов.

Минусы

Ограниченная возможность интеграции с внешними сервисами и платформами.

Стоимость: рассчитывается индивидуально.

Лучший выбор для: компаний, которым требуется гибкое и настраиваемое решение для управления офисными ресурсами.

6. Indaspace

Indaspace — Indaspace сочетает систему бронирования с функциями социализации. Сотрудники могут не только резервировать рабочие места, но и находить коллег по интересам и отделам.

Ключевые возможности

Бронирование рабочих мест и парковки

Удобное резервирование ресурсов.

Навигация по карте офиса

Поиск сотрудников и помещений на интерактивной карте.

Социализация сотрудников

Поиск коллег по отделам, интересам и статусу.

Аналитика использования офиса

Отчеты об эффективности использования пространства.

Плюсы

Улучшение коммуникации: поддержка неформального общения между сотрудниками.
Экономия на содержании офиса: оптимизация расходов благодаря аналитике.

Минусы

Необходимость настройки: может занять время и ресурсы на начальном этапе внедрения.

Стоимость: от 25 000 ₽/мес за SaaS решение. Стоимость on-premise решения рассчитывается индивидуально.

Лучший выбор для: компаний, которые хотят усилить взаимодействие сотрудников в гибридном формате.

7. Simple Office

Simple Office — это система бронирования рабочих мест и переговорных комнат, разработанная для оптимизации использования офисного пространства и повышения эффективности работы сотрудников.

Ключевые возможности

Бронирование рабочих мест и переговорных

Сотрудники самостоятельно резервируют рабочие места или переговорные.

Интерактивная карта офиса

Предоставляет визуальное отображение офисного пространства, что упрощает выбор и бронирование нужного места.

Интеграция с корпоративными системами

Поддерживает интеграцию с Exchange, Active Directory, MS Office, Google Workspace и Яндекс 360.

Аналитика и дашборды

Предоставляет данные об использовании офисного пространства.

Плюсы

Простота использования: интуитивно понятный интерфейс для сотрудников и администраторов.

Минусы

Необходимость интеграции: для полноценного использования всех возможностей системы требуется интеграция с существующими корпоративными сервисами, что может потребовать дополнительных ресурсов.
Ограниченная гибкость настроек: не все сценарии использования можно реализовать «из коробки».

Стоимость: 2 300 рублей за одну точку бронирования в год для SaaS-версии. Интеграции и дополнительные функции оплачиваются отдельно.

Лучший выбор для: компаний любого размера, стремящихся оптимизировать использование офисного пространства.

Сделайте офис действительно удобным

Внедрите систему бронирования, которая упрощает управление офисным пространством.

Свяжитесь с нами

Как выбрать подходящий сервис бронирования для вашего офиса

Рынок переполнен решениями для бронирования рабочих мест, и выбрать подходящее может быть непросто. Все зависит от размера вашей команды, офисного пространства, рабочих процессов и потребностей в интеграциях. Вот как сузить круг поиска:

1. Определите приоритеты

Начните с главного: какую проблему вы решаете?

Вам нужен простой инструмент для бронирования рабочих мест или расширенная аналитика для отслеживания загрузки офиса?
Важен ли мобильный доступ, чтобы сотрудники могли бронировать столы на ходу?
Требуются ли интеграции с Microsoft 365 или Google Workspace?
Управляете одним офисом или несколькими локациями?

Четко обозначив свои потребности, вы сможете сосредоточиться на ключевых функциях.

2. Оцените удобство использования

Даже самая мощная система бесполезна, если ей никто не пользуется. Обратите внимание на:

Интуитивный интерфейс: бронирование должно занимать секунды.
Мобильную версию: важно для гибридных команд.
Минимальное время на настройку: чем быстрее сотрудники освоят систему, тем быстрее вы увидите эффект.

3. Проверьте гибкость и масштабируемость

Потребности вашей компании сегодня могут отличаться от тех, что будут через год.

Можно ли настроить правила бронирования, например, ограничение мест по командам или обязательную регистрацию?
Насколько хорошо система масштабируется? Некоторые решения подходят только для небольших команд.

4. Сравните цены и скрытые расходы

Большинство платформ предлагают тарифные планы, но важно учитывать дополнительные платежи:

Включены ли аналитика, интеграции и поддержка, или за них придется доплачивать?
Оплата идет за пользователя или за офисное пространство?
Не окажется ли бесплатный план бесполезным через пару месяцев?

Если у вас нестандартные требования, запросите индивидуальное коммерческое предложение.

5. Убедитесь в безопасности и соответствии требованиям

Если ваша компания работает с конфиденциальными данными, важно обратить внимание на соответствие отечественным стандартам и нормативам, таким как:

Соответствие требованиям законодательства РФ и стран СНГ, включая законы о защите персональных данных.
Шифрование данных и контроль доступа для обеспечения конфиденциальности и защиты информации.
Гибкие уровни доступа для сотрудников и администраторов, с возможностью настройки прав в зависимости от роли и уровня доверия.
Соблюдение требований локализации данных в случае, если данные должны храниться на территории России или в странах СНГ.

Такие меры помогут защитить вашу информацию и избежать юридических рисков.

6. Тестируйте перед покупкой

Большинство сервисов предлагают бесплатные демо или пробные версии. Используйте их!

Привлеките ключевых сотрудников, протестируйте разные сценарии бронирования и оцените, насколько система вписывается в ваш рабочий процесс.

Вывод

Идеальное ПО зависит от ваших задач. Одни платформы предлагают только бронирование столов, другие дополняют его аналитикой, управлением посетителями или даже планированием офисных переездов. Главное — понять, что вам действительно нужно, протестировать несколько вариантов и выбрать правильный.

Выберите подходящий инструмент, и управление офисным пространством перестанет быть головной болью — оно просто начнет работать на автопилоте. Звучит неплохо, правда?

Система бронирования HR-тренды

Получите бесплатную консультацию и узнайте, как HRsync может оптимизировать HR-процессы в вашей компании.

Тема заявки*